أولا، لابد للمتقدم من ان يكون له رقم تقـديم، ومن ثم تتم الإجراءات كالاتي:

1. فحص بيانات التقـديم والـشهادات الـمـرفـقـة: تـقـوم الإدارة العامة للقبول بـفحـص بيانات التقديم والشهادات وجهة الدراسة، وإذا كانت هنالك أي مشكـلـة، يتم الاتصال بمقـدم الطـلـب عن طريق البريد الالكتروني الرسمي للنظام وهو certeval@mohe.gov.sd.
2. اجـتماع اللجنة للـنـظـر في الطـلبات الـمـقـدمـة: تـقـوم اللجنة بالاجتماع للنظر في الطلـبات المقدمة والتي اجتازت الفحص (الخطوة السابقة)، وإذا كانت هنالك أي مشكلة، يتم الاتصال بمقدم الطـلـب عن طريق البريد الالكتروني الرسمي.
3. بعد اجتياز المرحلة 2، يتم احـضار أصـل الـمـستـنـدات وسـداد الـرسـوم: يـقـوم مـقـدم الطلـب بإحـضار أصل الـمـسـتـنـدات (مـوثـقـة مـن الخارجـيـة والـسـفـارات)، وسـداد الـرسوم.
4. بعد اجتياز المرحلة 3، يتم اجـتماع اللجـنة للتـصديـق: تـقوم إدارة القبول عبر اللجنة بمراجعة أصل الـمـستندات (موثقة من الخارجية والسفارات)، وتقرر منح الشهادة او عدم منحها.
5. بعد اجتياز المرحلة 4، تتم طـباعة الـشهـادة: تقوم الإدارة في هذه المرحلة بطباعة الشهادات المصدقة في اجتماع اللجنة.
6. بعد اجتياز المرحلة 5، الاســتـلام: تقوم الإدارة في هذه المرحلة بإرجاع الشهادات الأصل وتسليم شهادة المعادلة المطبوعة الي صاحبها.